10 Tips untuk Mengelola Email Efektif Panduan Pengusaha untuk Web 2.0 ~ Welcome To My Blog

10 Cara Untuk Dapatkan Lebih Selesai Dalam Waktu Kurang
Web pengusaha, terutama mereka yang bekerja di luar batas-batas ruang kerja tradisional, sering mengalami kesulitan mengelola waktu mereka.
Artikel ini membuktikan waktu 10 metode yang telah teruji untuk mendapatkan pekerjaan lebih banyak dilakukan daripada sebelumnya DAN membebaskan waktu kita cenderung untuk 'meminjam' dari luar jadwal kerja kami.
Saran ini bekerja dengan baik untuk blogger, pengusaha dan khususnya siapa saja yang pekerjaan rutin harus fleksibel karena keluarga mereka / lingkungan sosial. Kuncinya adalah untuk mengintegrasikan kebiasaan dalam rutinitas harian Anda, selain itu tidak akan membawa Anda hasil apapun. General Tips
Ini adalah kebiasaan umum yang mengatur dasar untuk meningkatkan produktivitas dan menggunakan waktu Anda secara efektif.
1. Waktu & Tugas chunking
Ada dua hal yang harus Anda mulai lakukan sekarang:

    Pikirkan waktu yang tersedia bagi Anda di 'potongan' atau 'blok'.
    Grup terkait tugas bersama, dan menetapkan mereka potongan waktu.
Bekerja pada tugas-tugas terkait di sepotong waktu yang sama memungkinkan bagi Anda untuk mendapatkan melalui tugas-tugas lebih cepat dari yang Anda akan pikiran Anda menjadi terbiasa untuk melakukan jenis tertentu tugas. Anda mungkin telah mendengar tip tentang menulis posting blog Anda untuk minggu / hari dalam satu pergi - ini bekerja karena sekali Anda mendapatkan jus menulis mengalir, lebih mudah bagi Anda untuk menulis bahwa artikel kedua dan ketiga untuk hari / minggu,
Mengapa potongan waktu? Aku sudah dibahas secara rinci nanti, tapi pada dasarnya idenya adalah untuk a) memecah hari kerja Anda ke dalam periode waktu dikelola (input, output atau hanya pengolahan) dan b) membantu Anda berkonsentrasi lebih baik pada pekerjaan Anda.
2. Smarter Email Manajemen
Idealnya Anda harus mengecek email hanya sekali sehari - namun dalam praktek ini adalah kebiasaan yang sulit untuk mengadopsi dari awal, jadi saya sarankan membatasi diri untuk 2 cek - sekali di pagi hari untuk menangani hal-hal yang mendesak dan sekali di malam hari untuk menjawab email, dll
Daniel memiliki lebih pada manajemen email yang efektif. Sebuah tip besar dari artikel ini adalah untuk TIDAK membaca email Anda kecuali Anda siap untuk berurusan dengan mereka (reply, mengambil tindakan berdasarkan itu, dll). Biasanya apa yang terjadi adalah bahwa kita cenderung untuk membaca email sekali dan kemudian tidak mengambil tindakan di atasnya selama beberapa jam (atau hari). Itu daun loop terbuka di siklus pekerjaan kami - baik Anda akan tetap diingatkan bisnis yang belum selesai dengan melihat bahwa email tanpa pengawasan atau Anda akan memiliki mengambang di kepala Anda.
Hanya membaca email jika Anda siap untuk segera mengambil tindakan di atasnya. Inilah sebabnya mengapa saya menyarankan membelah waktu memeriksa email Anda menjadi dua langkah - pengolahan mendesak dan teratur. Scan headline email untuk memilih hal-hal yang mendesak dan disiplin diri untuk meninggalkan sisanya untuk nanti, ketika Anda dapat pergi melalui email masing-masing dan menghadapinya sana dan kemudian.
Sebuah kata terakhir pada email - belajar menulis email yang berurusan dengan sederhana pertanyaan tindak-lanjut sebagai 'bagaimana jika hal ini terjadi?' Atau 'bagaimana saya melakukannya? ". Tutup loop mungkin dengan membahas skenario alternatif dan solusi, serta referensi menyediakan terlebih dahulu dalam kasus seseorang perlu mengetahui bagaimana melakukan tugas tertentu.
3. Katakan Tidak Untuk Feed Penyalahgunaan
Awal tahun ini saya menulis sebuah artikel tentang Search Engine Journal pada mengapa Anda harus membuang 90% dari feed Anda baca. Pada waktu itu, aku menghabiskan 2-4 jam setiap hari hanya browsing melalui feed, dan pada akhir itu aku harus begitu banyak di kepala saya bahwa saya akan sulit untuk menyaring hal-hal yang tidak penting dan memusatkan pikiran saya pada , bahan penting bloggable.
Sejak itu, saya sudah membuang pembaca feed saya sama sekali. Aku sekarang bergantung pada 2 jenis sumber berita - editorial-agregat berita (contoh yang baik dari hal ini adalah SearchCap Search Engine Land) dan jaringan saya kontak yang akhirnya email / chatting saya berita terpanas. Saya tidak akan membuat hidup sebagai seorang blogger berita cara ini tetapi dalam hal waktu 'memenangkan kembali' yang dapat diinvestasikan di tempat lain, pendekatan ini adalah mutlak harus.
Anda tidak harus membuang pembaca feed Anda, tapi ditebang untuk membaca roundups agregat dari niche Anda (dan jika tidak ada orang melakukan hal itu saat ini, itu pembukaan sempurna bagi Anda dalam ceruk itu).
4. Downtime = Jaringan
Jadwal beberapa downtime untuk diri Anda sepanjang hari - sore hari adalah slot yang baik, begitu juga malam setelah Anda selesai dengan segala sesuatu yang lain (termasuk perencanaan untuk hari berikutnya). Dengan downtime Saya tidak berbicara tentang mengambil istirahat, saya sedang berbicara tentang memanjakan diri dalam chatting dan browsing web acak - menyisihkan waktu untuk chatting adalah salah satu cara untuk mendapatkan hasil maksimal dari latihan, terutama karena kekuatan waktu singkat Anda untuk melakukan hal-hal penting pertama (termasuk jaringan, tentu saja).
Beberapa orang akan setuju dengan pendekatan ini, dan saya mengakui bahwa saya cukup sering online sepanjang hari, jika hanya karena hari ini aku dan Ryan yang mengkoordinasikan beberapa proyek Perf. Dalam kasus seperti aku hanya tersedia untuk chatting untuk satu atau dua orang dan dengan orang lain, aku harus menunggu sampai hal-hal penting akan dilakukan terlebih dahulu. Sulit tapi itu satu-satunya cara untuk menghilangkan gangguan yang bisa di jalan kita dan mencegah kita dari mendapatkan pekerjaan yang dilakukan.
5. 'Berat Lifting'
Sisihkan waktu setiap hari untuk beberapa angkat berat - kerja intensif yaitu. Anda tidak perlu melakukan hal ini pada waktu yang sama setiap hari (meskipun dalam hal membangun ritme dan meningkatkan produktivitas yang pasti membantu), tetapi Anda harus mengalokasikan jumlah yang sama jam untuk setiap hari.
Solusi ideal bagi saya adalah memiliki dua potongan 'angkat berat' - satu di pagi / malam dan sore baik lainnya terlambat atau sore hari (tidak pernah di malam hari). Hal ini memungkinkan saya untuk memulai hari off dengan mendapatkan sepotong kerja yang baik lengkap saya, dan sebelum hari berakhir aku telah melakukan segalanya untuk hari itu, memberiku waktu untuk menikmati sisa hari itu dan jelas rencana untuk hari berikutnya depan waktu juga.
6. Input / Output / Pengolahan
Aku mulai berpikir dari siklus kerja yang khas sebagai 3 tahap yang berbeda.

    Input: Setiap tugas yang melibatkan asupan informasi. Browsing, pakan-membaca, dll adalah input-kegiatan yang berorientasi.

    Output: Setiap tugas yang melibatkan Anda menghasilkan sesuatu - blogging, pemrograman, perancangan, dll

    Pengolahan: Ketika Anda sedang berhadapan dengan ide-ide, mengetuk dari item tindakan, perencanaan untuk hari berikutnya atau mengevaluasi kemajuan.
Dalam prakteknya, Anda ingin membatasi masukan Anda ke 'mutlak diperlukan' dan memaksimalkan output. Sebagian besar waktu yang kita habiskan hari kita sebaliknya - banyak membaca dan melakukan / menulis sangat sedikit. Dalam hal mencapai tujuan Anda, itu pendekatan otak mati - mengapa mengambil apapun kebiasaan mana Anda sengaja membatasi jumlah pekerjaan Anda bisa dilakukan?
Kadang-kadang orang tidak memisahkan pengolahan dari input / output negara. Saya tidak setuju - itu penting bahwa Anda menyisihkan waktu untuk memproses input Anda serta untuk perencanaan apa yang perlu dilakukan di masa depan. Fase pengolahan adalah kunci untuk memberikan perspektif Anda pada apa yang Anda lakukan, apa yang ingin Anda lakukan selanjutnya dan bagaimana untuk mendapatkan yang dilakukan.
Seperti konsep sebelumnya, memikirkan siklus kerja Anda dalam hal ini 3 fase akan membantu Anda fokus pada mengapa Anda melakukan tugas-tugas tertentu dan karena itu membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari waktu Anda. Ketika Bekerja Lifting / Berat
Para 6 tips yang disebutkan di atas kebiasaan perhatian dasar. Dari # 1 dan # 5, Anda akan ingat konsep chunking waktu dan angkat berat. Sisa dari artikel ini keprihatinan tips tentang bagaimana membuat hasil maksimal dari waktu Anda bekerja, terutama saat ketika Anda harus 110% produktif.
7. Tetap Offline
Matikan browser Anda, Anda IM, dll Jika Anda blogging dan memerlukan akses ke feed, membuka semua halaman web yang diperlukan dalam browser Anda dan kemudian lepaskan.
Ada dua masalah utama ketika Anda sedang online dan blogging / menulis / pemrograman / strategising pada saat yang sama: satu, Anda memiliki pilihan untuk mengganggu diri sendiri, dan dua, Anda meninggalkan diri Anda terbuka untuk kemungkinan terganggu oleh seseorang / sesuatu yang lain (sebuah berita muncul di feed reader Anda, email).
Saya dapat mendengar Anda berkata - '? Bagaimana jika penting' Tentu, mungkin adalah, tapi kau cukup pintar untuk mengetahui bahwa pekerjaan yang Anda seharusnya lakukan adalah tentu penting, sementara sesuatu yang anda mungkin akan kehilangan pada mereka 3 -4 jam kemungkinan besar tidak penting. Anda kemungkinan besar tidak hilang banyak dengan akan offline, tapi kau pasti kalah banyak dengan membagi perhatian Anda.
Tentu saja, ada pengecualian yang jelas. Namun untuk 95% dari kita, mereka pengecualian hanya teoritis (kami tidak istimewa, penting atau penting karena kita ingin berpikir).
8. Matikan Ponsel Anda
Aku tidak tahu tentang Anda, tetapi gangguan telepon yang terburuk ketika aku blogging. Apakah itu pesan atau panggilan, bahkan satu menit yang dibutuhkan untuk mengalihkan fokus dari satu hal ke yang lain dan kemudian membawa kembali dapat memiliki Anda kehilangan momentum Anda, mendorong Anda kembali dengan 5-10 menit atau lebih.
Matikan telepon Anda, atau setidaknya diam dan melatih diri untuk mengabaikan telepon. Ketika blogging, memeriksa telepon antara posting blog Anda jika Anda benar-benar harus, tidak selama.
Bagaimana jika itu darurat? Seperti saya katakan sebelumnya, imajinasi kita cat dunia jauh lebih buruk daripada yang sebenarnya. Dalam keadaan darurat dan terutama jika ada kebutuhan nyata bagi Anda, orang yang mencari Anda akan menemukan cara untuk menghubungi Anda. Dalam kasus apapun, menjaga dua angka (satu untuk kontak sosial dan profesional, satu untuk teman-teman dekat dan keluarga) memungkinkan Anda untuk mengaktifkan salah satu off dan kemudian Anda bisa memutuskan untuk mengabaikan kedua. Ini hanya bekerja jika menerapkannya dengan benar dan membuat jelas bahwa jumlah kedua adalah hanya untuk penggunaan darurat. Drastis, ya, tapi karena Anda hanya akan melakukan hal ini selama beberapa jam setiap hari, itu layak.
Pada akhir hari, kita ADD yang terkena dampak setiap pengusaha perlu sedikit bantuan yang mereka dapatkan.
9. Sendirian Saat Bekerja
Memang ini lebih merupakan masalah pribadi - saya merasa bahwa saya tidak dapat bekerja pada yang terbaik, dengan konsentrasi penuh, jika orang lain adalah sekitar dalam ruangan. Dari mendapatkan terganggu oleh apa yang mereka lakukan terhadap perasaan mendesak untuk memulai percakapan gunanya, saya cenderung untuk mendapatkan sangat sedikit dilakukan ketika ada orang-orang sekitar.
Untuk mendapatkan pekerjaan yang paling dilakukan, menemukan tempat yang cukup di mana Anda bisa sendirian. Jika itu tidak mungkin, cobalah memastikan bahwa daerah langsung fisik Anda jelas dan bebas dari gangguan.
Jika semuanya gagal, rantai diri ke meja dan mengunci diri di kamar sampai Anda mendapatkan pekerjaan.
10. Tenggat waktu
Ketika dihadapkan dengan sebuah proyek, reruntuhan tidak lebih daripada memiliki tenggat waktu jauh ke masa depan. Break proyek Anda menjadi lebih kecil, gigitan-ukuran tugas dan menetapkan tenggat waktu singkat mustahil untuk mendapatkan mereka dilakukan. Anda akan menemukan bahwa anda tidak hanya psikologis memotivasi diri sendiri ke dalam mendapatkan sesuatu lebih cepat, Anda mungkin bekerja lebih sedikit daripada jika Anda didekati sebagai potongan besar dan menyisihkan beberapa minggu atau bulan untuk menyelesaikannya.
Proses setiap proyek, memecahnya, dan menyelesaikannya secepat mungkin.
(Bonus) 11. Salah satu hal pada suatu waktu
Bagian ini terutama bagi orang-orang yang mengklaim untuk menjadi multi-taskers. Maaf, tetapi tidak ada hal seperti multi-tasking.

    Jika Anda rencana kerja Anda di muka, Anda tidak akan pernah terburu-buru cukup bahwa Anda perlu melakukan 2 hal pada waktu yang sama.

    Dan jika Anda berkonsentrasi pada satu hal dan menyelesaikannya sebelum pindah ke yang kedua, Anda akan mendapatkan keduanya dilakukan lebih cepat daripada jika Anda mencoba untuk 'multi-tugas'.
Jika Anda telah hidup sepanjang hidup Anda multi-tasking, itu mungkin bahwa Anda telah mencapai beberapa keberhasilan karena pendekatan itu. Sayangnya, multi-tasking adalah darurat, jangka pendek respon terhadap kegagalan perencanaan dan produk panik. Ini memperlambat Anda, dan sebagai strategi jangka panjang itu hanya menghentikan Anda dari perencanaan tugas-tugas Anda dengan benar.
Multi-tasking memaksa Anda untuk menjadi efisien dan tidak produktif. Jangan jatuh ke / tinggal di perangkap ini.
Penjumlahan It Up
Saya harap Anda menemukan tips di atas berguna. Setelah salah satu dari tips ini akan segera meningkatkan produktivitas Anda, tapi ketika Anda mulai menerapkan beberapa dari mereka bersama-sama adalah ketika Anda akan melihat manfaat nyata - tips ini jauh lebih baik bersama-sama daripada yang mereka lakukan sendiri.